Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Novida Scheidingsbegeleiding
Gevestigd te Apeldoorn
KvK-nummer: 96031492
E-mailadres: info@novida-begeleid.nl
Website: www.novida-begeleid.nl

Novida Scheidingsbegeleiding is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van personen die gebruikmaken van onze diensten of contact met ons opnemen.

Dit kunnen onder andere zijn:

• cliënten;
• ex-partners of partners die betrokken zijn bij een mediation- of scheidingstraject;
• ouders;
• kinderen, voor zover dit noodzakelijk is voor het traject;
• contactpersonen;
• personen die een aanvraag doen via de website, e-mail of telefoon;
• personen die zich inschrijven voor informatie, documenten of nieuwsbrieven;
• derden die betrokken zijn bij een traject, zoals een advocaat, notaris, hypotheekadviseur, makelaar of financieel adviseur.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, administratie, communicatie en wettelijke verplichtingen.

Het kan gaan om de volgende gegevens:

• naam;
• adres;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• burgerlijke staat;
• gezinssamenstelling;
• gegevens over kinderen, voor zover noodzakelijk voor het traject;
• financiële gegevens, zoals inkomen, lasten, toeslagen, vermogen, schulden en woonlasten;
• gegevens die nodig zijn voor alimentatieberekeningen;
• gegevens over woning, hypotheek of huur;
• informatie die nodig is voor het opstellen van afspraken, ouderschapsplannen of andere documenten;
• inhoud van e-mails, formulieren, gespreksverslagen of andere correspondentie;
• betaalgegevens en factuurgegevens;
• gegevens die u zelf aan ons verstrekt tijdens gesprekken of via documenten.

Bij scheidingsbegeleiding, mediation en coaching kunnen persoonlijke en gevoelige onderwerpen worden besproken. Novida gaat hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.

4. Gegevens van kinderen

Wanneer een traject betrekking heeft op kinderen, kunnen wij ook persoonsgegevens van kinderen verwerken.

Wij verwerken alleen gegevens van kinderen wanneer dit noodzakelijk is voor het traject, bijvoorbeeld voor het opstellen van een ouderschapsplan, zorgregeling of alimentatieberekening.

Wij gaan extra zorgvuldig om met gegevens van kinderen en delen deze gegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor het traject, wettelijk verplicht is of met toestemming gebeurt.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het beantwoorden van vragen;
• het plannen van afspraken;
• het uitvoeren van mediation, scheidingsbegeleiding, coaching of andere diensten;
• het opstellen of aanpassen van documenten, zoals een ouderschapsplan, afsprakenlijst of convenant;
• het maken van alimentatieberekeningen;
• het begeleiden van communicatie tussen partijen;
• het bijhouden van een cliëntdossier;
• het versturen van facturen;
• het uitvoeren van de administratie;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van klachten;
• het verbeteren van onze dienstverlening;
• het versturen van informatie of nieuwsbrieven, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst
Wij verwerken gegevens die nodig zijn om onze diensten aan u te kunnen leveren.

Wettelijke verplichting
Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor onze administratie en belastingplicht.

Toestemming
Soms vragen wij uw toestemming, bijvoorbeeld voor het delen van gegevens met bepaalde derden of het versturen van nieuwsbrieven.

Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen gegevens verwerken wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, bijvoorbeeld voor het voeren van een zorgvuldige administratie, het behandelen van klachten of het beschermen van onze rechtspositie.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Novida deelt persoonsgegevens niet zomaar met derden. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen gegevens delen met bijvoorbeeld:

• een advocaat;
• een notaris;
• een hypotheekadviseur;
• een makelaar;
• een financieel adviseur;
• een boekhouder of accountant;
• een IT- of softwareleverancier;
• een e-mail- of hostingprovider;
• andere betrokken deskundigen, wanneer dit nodig is voor het traject.

Wanneer wij externe partijen inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Vertrouwelijkheid

Alles wat tijdens gesprekken, sessies en trajecten wordt besproken, wordt vertrouwelijk behandeld.

Informatie wordt niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het traject, wettelijk verplicht is of wanneer sprake is van een uitzonderlijke situatie waarbij veiligheid of ernstige schade in het geding is.

De vertrouwelijkheid blijft ook na beëindiging van het traject bestaan.

9. Bewaartermijnen

Novida bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Voor administratieve gegevens, zoals facturen en betaalgegevens, geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Dossiers en trajectgegevens bewaren wij in beginsel maximaal 5 jaar na afronding van het traject, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een lopend geschil of een andere gerechtvaardigde reden.

Gegevens die uitsluitend worden verwerkt op basis van toestemming, bewaren wij totdat u uw toestemming intrekt of totdat de gegevens niet langer nodig zijn.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Novida neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Wij zorgen onder andere voor:

• beveiligde digitale opslag;
• toegang tot gegevens alleen voor personen die deze gegevens nodig hebben;
• zorgvuldige omgang met documenten en dossiers;
• gebruik van wachtwoorden en beveiligde systemen;
• passende afspraken met externe dienstverleners.

Ondanks alle zorgvuldigheid kan volledige veiligheid nooit volledig worden gegarandeerd. Wanneer sprake is van een datalek, handelen wij volgens de geldende wettelijke regels.

11. Website en contactformulieren

Wanneer u via de website contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u zelf invult.

Deze gegevens gebruiken wij om uw vraag te beantwoorden, contact met u op te nemen of een afspraak te plannen.

Wij vragen u om via het contactformulier geen zeer gevoelige informatie te delen als dat niet nodig is.

12. Nieuwsbrief, minigids of informatie per e-mail

Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief, minigids, download of andere informatie per e-mail, gebruiken wij uw e-mailadres om deze informatie toe te sturen.

U kunt zich op ieder moment afmelden.

Na afmelding gebruiken wij uw e-mailadres niet langer voor nieuwsbrieven of commerciële e-mails, tenzij er een andere reden is om uw gegevens te bewaren, bijvoorbeeld omdat u cliënt bent of bent geweest.

13. Cookies

De website van Novida kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die bij het bezoeken van een website op uw apparaat worden geplaatst.

Wij kunnen functionele cookies gebruiken om de website goed te laten werken.

Voor analytische of marketingcookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

Meer informatie over cookies staat in het cookiebeleid.

14. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U heeft onder andere het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• de verwerking van gegevens te laten beperken;
• gegevens over te laten dragen aan uzelf of een andere partij;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Dan kunt u contact opnemen via info@novida-begeleid.nl.

Wij reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

15. Identificatie bij privacyverzoeken

Om zeker te weten dat een verzoek door de juiste persoon wordt gedaan, kunnen wij vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.

Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

16. Klacht over privacy

Wanneer u een klacht heeft over de manier waarop Novida met uw persoonsgegevens omgaat, vragen wij u om eerst contact met ons op te nemen. Dan proberen wij samen tot een oplossing te komen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Novida kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Wij raden aan om deze privacyverklaring regelmatig te bekijken.

Laatst bijgewerkt op: 19-06-2026